Archivage Numérique - Tunisie

Compte tenu de l’évolution des technologies et des avantages liés aux nouveaux moyens de communication qu’elles impliquent (notamment gain de temps et diminution des coûts), les échanges électroniques et l’utilisation des nouvelles technologies prennent une place de plus en plus importante au sein de la société. Les actes de la vie quotidienne (contrats, déclarations, décisions, notes d’informations…) sont ainsi réalisés de plus en plus souvent par voie électronique.

Au niveau national, le droit a accompagné cette évolution des pratiques tant dans la sphère privée que publique. Les textes se sont ainsi succédé relatif aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives.

À l’analyse, il ressort de ces textes que, quand bien même le principe de neutralité technique est respecté, la sécurité juridique est indissociable, de fait et de droit, de la sécurité technique, c’est-à-dire de la sécurité des systèmes d’information.

Mais, il serait vide de sens de reconnaître et de donner des effets juridiques aux échanges, actes et signatures électroniques, sans prendre en compte leur portée juridique dans le temps. En d’autres termes, la question de l’archivage électronique doit accompagner toute démarche de dématérialisation dès lors que les éléments (faits, actes) concernés ont des effets juridiques.

La mise en place d’un « archivage électronique sécurisé » du patrimoine informationnel des organismes devient ainsi une priorité.

Or, la mise en place de services d’archivage électronique sécurisé repose sur une acception pluridimensionnelle :

- des aspects techniques ; - des aspects organisationnels ; - des aspects fonctionnels ; - et des aspects juridiques.

L’archivage recouvre au demeurant différentes finalités. Il peut ainsi répondre à une préoccupation informationnelle, historique ou statistique (on parle d’archivage patrimonial), à une obligation légale ou à un besoin juridique par exemple à des fins de preuve (dans ces deux derniers cas, on parle communément d’archivage à des fins juridiques).

L’archivage dans une finalité juridique peut servir à prouver ses droits, il peut être imposé à des fins de contrôle et répondre à une obligation légale. En tout état de cause, archiver des documents électroniques correspond à l’idée de pérennité de l’information dans le temps avec la possibilité de la restituer intacte, c’est à dire identique à celle de son origine.

De plus, pour que la valeur juridique des archives ne puisse être déniée du seul fait de l’archivage électronique mis en place, il faut tenir compte de plusieurs paramètres pour apprécier et déterminer le cas échéant, les exigences et contraintes en matière :

- d’identification/authentification de l’origine de l’archive ; - d’intégrité des archives ; - d’intelligibilité / lisibilité des archives ; - de durée et pérennité de l’archive ; - de traçabilité des différentes opérations (notamment versement, consultation, migration, élimination) ; 
- de la disponibilité et de l’accessibilité des archives.

L’archivage électronique sécurisé doit prendre en compte l’ensemble de ces paramètres pour être juridiquement efficient. Toutefois, deux précisions doivent d’ores et déjà être apportées dans le cadre de l’archivage électronique. D’une part, l’archivage électronique ne saurait conférer à l’archive une valeur juridique si le document initial n’en avait aucune. D’autre part, à défaut de textes réglementaires précisant les modalités et les dispositifs pour qu’un archivage électronique soit regardé comme fiable, seules les décisions rendues par les juges en la matière auront un impact.

Ceci étant précisé, l’archivage électronique sécurisé conduit d’abord à s’interroger sur le contexte dans lequel il s’inscrit et les enjeux qu’il représente. Ensuite, sa mise en place doit reposer sur l’adoption d’un certain nombre de documents indispensables à la cohésion des aspects fonctionnels, opérationnels, organisationnels, juridiques et techniques pour que l’archivage électronique soit un archivage électronique sécurisé.

Elle regroupe principalement les actions de publicité, de marketing direct et de promotion des ventes.

4.1  La cible

Toutes les entreprises étatiques et privées, quel que soit leur taille.

4.2  Les objectifs

-      Faire connaitre me services

-      Fidéliser mes clients

-      Agrandir ma part du marché

4.3  Les moyens

On parle ici d’établir un «plan de communication». C’est un document plus ou moins détaillé reprenant l’ensemble des actions de communication prévues pour promouvoir mon entreprise et parfois le détail de l’allocation budgétaire.

Théoriquement, Le plan de communication prend en compte l’ensemble des actions de communication envisagées (marketing direct, PLV, publicité, évènementiel, etc..). Il se distingue ainsi du « plan média » qui est un calendrier de campagne comprenant les dates ou périodes d’insertions prévues dans les supports et médias choisis.

 4.4  Le budget

Le budget de communication recouvre les sommes investies dans la communication publicitaire et de façon plus large l’ensemble des moyens financiers alloués aux investissements marketing. Le mien sera en raison de 5 % du chiffre d’affaires.

La « politique de distribution » est l'organisation de la mise à disposition d'un produit et/ou d'unservice. Il s’agit d’une mise à disposition destinée à un intermédiaire ou un consommateur final. Pour mon projet, c’est le client qui m’apporte les documents en papier et il revient pour les récupérer avec les documents numériques.

La « politique de prix » désigne un ensemble de décisions et d'actions réalisées pour déterminer la structure et le niveau de la tarification des biens et/ou services proposés au(x) client(s) acquis ou à conquérir.

Déterminer le prix de vente doit prendre en compte un certain nombre de facteurs externes et internes ;

2.1  Facteurs externes

-      le client et la demande : c’est la notion de l’élasticité de la demande par rapport aux prix et la notion de prix d’acceptabilité

-      les prix pratiqués par les concurrents : on peut vendre moins cher (guerre de prix) comme on peut vendre plus cher (politique d’image). Ceci reste valable s’il existe un « leader prix », sinon on peut pratiquer des « prix trompeurs » pour maximiser les bénéfices.

2.2  Facteurs internes

-      Mon avantage concurrentiel : mon prix dépend de ma stratégie à choisir ; être différent ou dominant par les coûts ou spécialisé.

-      Le coût de production du service

Notons que le régime tarifaire varie d’une entreprise à une autre ; certains facturent l’archivage en termes du « mètre linéaire » (10 boites d’archives = 1 m), d’autres utilisent comme unité de production « le géga octet ». Dans le cas présent, nous allons comptabiliser par contrat. Toute l’opération coûte à chaque client 1500 dinars quelque soit le volume des archives à numériser.

En qualité de tiers « archiveur », le cœur de notre métier consiste à acquérir les documents, les indexer (classer), les stocker et les diffuser.

Voici ci-dessous un modèle général du processus d’un archivage électronique des documents :

1.1.            La cible

-      Institutions bancaires et financières

-      Entreprises industrielles et agricoles

-      Les établissements scolaires et universitaires

-      Les ministères et les entreprises publiques

-      Les sociétés de services

1.2.            Le service

Il s’agit du « traitement & archivage électronique » des documents. Il permet de décentraliser leur exploitation par la possibilité de consultation à distance via les réseaux d’Internet ou Intranet, et favorise ainsi une communication instantanée et transparente.

 1.3.            Cycle de vie du produit :

« La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Il met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers)... La GED peut permettre un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier ». La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence ».

La gestion des documents d’archives a été organisée aux États-Unis après la Seconde Guerre mondiale, autour de ‘la théorie des trois âges des archives’ (courantes, intermédiaires, définitives). Celle-ci a été reprise par l’archiviste français « Yves Pérotin » dans les années 1960.

 Il existe 4 étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, classement, stockage et diffusion.

• 1/ Acquisition :

L'acquisition peut s'effectuer par :

    * L'intégration de documents papiers existants : il s’agit de la numérisation grâce à des scanners. Les documents papiers peuvent par la suite être archivés ou détruits (soit parce qu'ils n'ont pas d'intérêt, soit parce que la valeur probatoire des copies électroniques est certaine).

    * L'intégration de documents électroniques existants : c’est l’ensemble des fichiers bureautiques, des fichiers PDF, …

    * La production de documents électroniques : elle peut être le résultat d'une ou de plusieurs procédures managées par différents agents de l'entreprise grâce à un logiciel d'informatique de groupe (groupware ou collecticiel).

    * L'échange de documents électroniques : il s'effectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors interconnecter leurs systèmes d'information par un dispositif d'EDI (Échange de Données Informatisé) moyennant le respect d'un même format de données normalisé.

Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation ou workflow afin d'aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés. Ce workflow lié à la validation d'un document est paramétrable pour prendre en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système ; il agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité du document.

• 2/ Indexation (classement) :

L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre :

    * L'indexation par type :

C’est indexer en fonction des données de forme relatives au document (type, auteur, titre, source, date, etc…) dont le vocabulaire est standardisé et parfois abrégé pour faciliter l’accès dans l'outil de recherche.

    * L'indexation par concepts ou mots-clés :

C’est recenser les termes en rapport avec le contenu du document (le thème, mot répétitif,…).

• 3/ Stockage :

Le stockage est un aspect problématique qui empoisonne la gestion des documents, et ceci se manifeste sous plusieurs enjeux ;

-      Le support de stockage est-il adapté au volume des documents ? est-il en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données ?

-      Comment va-t-on organiser le stockage ? il peut être en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image, etc…), de leurs provenances, leurs états, leurs types, etc…

-      quelle durée de conservation doit-on considérer pour pouvoir épurer périodiquement le système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives ? C’est pourquoi, une plateforme d'archivage électronique sera envisagée pour sauvegarder l’archivage définitif après la sortie des documents du système.

-      Le lieu de stockage doit être différent pour plus de sécurité de données (en cas d'incendie,…).

• 4/ Diffusion :

La diffusion des documents c’est parler de l'accès à l'information et son partage soit via l'Internet ou l'Intranet. Certains éditeurs de logiciels GED fournissent des fonctionnalités d'indexation et de consultation (totale ou partielle) des documents dans un navigateur Web.

Section 1 : L’idée du projet :

L’idée consiste à créer une entreprise qui vend le service : « archivage électronique de documents ».

Deux principaux facteurs nous A laissé penser à cette activité ; l’évolution rapide des différents outils et technologies de communication et l’importance de l’information qui devient de plus en plus cruciale, complexe et stratégique dans l’ère de la nouvelle économie.

            Les archives numériques remplacent les archives en papier. C’est ce transfert qui répondrait doublement aux problèmes courants de la gestion fonctionnelle et architecturale des archives.

            Toute entreprise qui opte pour une solution d’archivage électronique de documents se voit dégager un gain de productivité en termes d’archives : forme (aspect quantitatif) et format (aspect qualitatif).

            Gérer les documents revient principalement aux quatre étapes suivantes :

1. Saisir le document
2. Traiter le document
3. Stocker le document
4. Accéder au document

Section 2 : Les services de l’entreprise :

Notre entreprise est appelée à deux actions : un archivage électronique et un archivage physique.

     §1. Archivage électronique :

1.1.     Indexer les documents de base :

Il s’agit de décrire les documents en vue d’un usage ultérieur ; il y a la description formelle (auteur, date,…) et la description de contenu.

Mais ceci n’empêche pas d’indexer un document en utilisant des mots-clés.

1.2.     Stocker les documents

On distingue entre support de stockage (qui doit s’adapter au volume de documents) et l’organisation de stockage (qui doit se faire en fonction de type des documents).

1.3.     La consultation à distance

Elle se manifeste par la recherche d’un ensemble de mots-clés via un réseau Intranet.

1.4.     La restitution des documents

On peut restituer un document à l’écran, l’imprimer ou même le transmettre par voie de messagerie électronique.

     §2. Archivage physique :

2.1 Conditionner les documents originaux

Le conditionnement consiste à ranger les documents, les dossiers ou encore les papiers dans des systèmes d’exploitation, de stockage, de boîtes de conservation, etc.

Le conditionnement doit être réalisé à l’aide de matériaux non délétères pour l’objet et si le cas l’oblige non délétères vis-à-vis du reste de la collection. Dès lors, les outils de conditionnement doivent présenter la mise en fonction la plus préservant pour les documents tel que : Boîtes, Etuis, Housses, portfolios.

2.2 Classer et stocker

La documentation, une fois reçue, est soumise à un classement selon des critères bien définis afin de faciliter les traitements ultérieurs.

2.3 Restitution et consultation

La restitution des documents peut être à destination du service qui lui aura confié au service d’archives ou à destination d’un agent intéressé.

Sur le plan international, le phénomène de mondialisation lié au développement fulgurant des nouvelles technologies de l’information et de la communication a rendu le monde comme « un village planétaire ». Ce qui se conçoit et se réalise au Brésil le matin à huit heures devient une réalité au Sri Lanka avant le coucher du Soleil et vice versa.

C’est dire que grâce aux NTIC, les grands mouvements sociaux et idéaux d’une démocratie donnée sont connus instantanément et érigés en modèles dans des nations situées à des antipodes.

C’est le cas de la nouvelle citoyenneté et de ses exigences corollaires. Les revendications sont les mêmes partout dans le monde et les citoyens sont de plus en plus exigeants de transparence, de bonne gouvernance et d’accès rapide à l’information, principalement au document administratif.

De même pour les documents d’une entreprise ou une banque, c’est important de les numériser étant donné l’évolution de l’archivistique marquée par l’émergence des exigences de transparence entre les acteurs économiques et d’accès à l’information, des nouvelles technologies de l’information et de la communication. De plus, l’environnement économique, social et technologique est sans cesse changeant et il faut bien étudier le marché avant de se lancer pour éviter tout risque pouvant affecter l’activité de l’entreprise.

Sur le plan national, la révolution Tunisienne du 14 janvier 2011 qui montrait au monde que la révolution sociale est de retour dans ce siècle. On la croyait morte ou moribonde depuis la dernière décennie du vingtième siècle et elle est là, bien vivante, surgissant par surprise en vraie blagueuse de l’histoire. Oui, vive la révolution tunisienne, démocratique, sociale, tout à la fois tragique et joyeuse, confiante et inquiète !

Mais, je pense que cette révolution, qui est suspendue dans un présent incertain et fragile, a besoin de préserver les archives nationales et privées pour pouvoir devenir un pont solide entre un passé de luttes glorieuses de travailleurs, de jeunes et d’intellectuels courageux vers un futur commun où il fera bon vivre pour tout le monde sur cette planète.

La meilleure solution qui se présente est la numérisation des documents et l’archivage électronique et c’est la valeur ajoutée de ce projet actuel.